Trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu. Nó là một hoạt động thiết yếu để duy trì sản xuất và kinh doanh một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều người thường đánh đồng hoạt động này với khái niệm “mua hàng” (purchasing) đơn thuần. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, có một thuật ngữ chiến lược và bao quát hơn, đó là “Procurement”. Vậy thực chất Procurement là gì và tại sao nó lại đóng một vai trò sống còn? Procurement không chỉ là hành động mua bán mà là cả một quy trình chiến lược. Nó giúp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất Procurement là gì.
Giải Thích Chi Tiết: Procurement Là Gì?
Để có một cái nhìn đúng đắn, chúng ta cần tìm hiểu về định nghĩa và sự khác biệt của khái niệm này.
1. Định Nghĩa Về Procurement (Mua Hàng Chiến Lược)
Procurement là gì? “Procurement” là một thuật ngữ tiếng Anh, dịch ra tiếng Việt có nghĩa là “Mua hàng” hoặc “Thu mua”. Tuy nhiên, ý nghĩa của nó mang tính chiến lược và toàn diện hơn rất nhiều so với hành động mua hàng thông thường. Procurement là toàn bộ quy trình liên quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình. Từ một nguồn cung cấp bên ngoài để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả.
Nó bao trùm tất cả các hoạt động từ việc xác định nhu cầu, phân tích thị trường nhà cung cấp. Đến việc đàm phán hợp đồng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đánh giá hiệu suất. Mục tiêu của Procurement không chỉ đơn giản là mua được hàng với giá rẻ nhất. Mà là đảm bảo mua được hàng hóa, dịch vụ có chất lượng phù hợp, đúng thời điểm, từ nhà cung cấp tin cậy. Với tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) là thấp nhất.
2. Phân Biệt Cốt Lõi: Procurement vs. Purchasing (Mua Hàng)
Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất mà nhiều người thường hay nhầm lẫn trong quá trình.
- Purchasing (Mua hàng đơn thuần):
- Là một tập hợp con của Procurement, mang tính chiến thuật và giao dịch.
- Tập trung vào các hoạt động cụ thể như tạo đơn đặt hàng (Purchase Order – PO), nhận hàng. Và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã có sẵn.
- Về cơ bản, Purchasing là hành động “mua” sau khi các quyết định lớn đã được đưa ra.
- Procurement (Mua hàng chiến lược):
- Là một quá trình bao trùm, mang tính chiến lược và dài hạn.
- Bao gồm tất cả các hoạt động trước, trong và sau khi mua hàng. Như nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng. Cùng với đó là quản lý rủi ro và xây dựng mối quan hệ đối tác.
- Procurement là gì? Nó là quá trình tìm ra “ai”, “cái gì”, “ở đâu”, “khi nào” và “với điều kiện nào” để mua.
Nói cách khác, Purchasing là một phần của việc thực thi, trong khi Procurement là cả một chiến lược.
7 Bước Trong Quy Trình Procurement Chuẩn (Procurement Cycle)
Một quy trình Procurement chuyên nghiệp thường bao gồm 7 bước chính sau đây.
1. Bước 1: Xác Định Nhu Cầu (Needs Identification)
Đây là bước khởi đầu của mọi quy trình Procurement, mọi hoạt động mua hàng. Trước khi mua bất cứ thứ gì, doanh nghiệp cần phải xác định rõ ràng nhu cầu của mình. Nhu cầu này có thể xuất phát từ bất kỳ phòng ban nào trong công ty. Ví dụ, phòng sản xuất cần nguyên vật liệu mới, phòng IT cần nâng cấp hệ thống máy tính. Hay phòng marketing cần một dịch vụ quảng cáo cho chiến dịch sắp tới.
Ở bước này, bộ phận Procurement sẽ làm việc với các phòng ban liên quan để làm rõ. Làm rõ các yêu cầu một cách chi tiết: mặt hàng cần mua là gì? Các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng ra sao? Số lượng cần là bao nhiêu và thời điểm cần có hàng là khi nào? Việc xác định nhu cầu một cách rõ ràng, chi tiết ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng. Nó giúp tránh được việc mua sai, mua thừa hoặc mua thiếu, gây lãng phí nguồn lực.
2. Bước 2: Lựa Chọn và Đánh Giá Nhà Cung Cấp (Supplier Sourcing & Evaluation)
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, bộ phận Procurement sẽ bắt đầu quá trình tìm kiếm. Và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường để có thể lựa chọn.
- Tìm kiếm (Sourcing):
- Nghiên cứu thị trường để lập ra một danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng.
- Nguồn tìm kiếm có thể là từ các nhà cung cấp cũ, các triển lãm thương mại, internet. Hoặc từ các hiệp hội ngành nghề và các kênh thông tin khác.
- Đánh giá (Evaluation):
- Gửi yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ) hoặc yêu cầu đề xuất (Request for Proposal – RFP).
- Đánh giá các nhà cung cấp dựa trên một bộ tiêu chí toàn diện, không chỉ về giá. Mà còn về chất lượng sản phẩm, năng lực sản xuất, sự ổn định tài chính. Cùng với đó là uy tín thương hiệu, dịch vụ hậu mãi và các chứng chỉ chất lượng.
3. Bước 3: Đàm Phán và Ký Kết Hợp Đồng (Negotiation & Contracting)
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, bước tiếp theo là tiến hành đàm phán. Đây là một trong những kỹ năng cốt lõi của người làm Procurement chuyên nghiệp. Mục tiêu của đàm phán không phải là “ép giá” nhà cung cấp bằng mọi cách. Mà là để đạt được một thỏa thuận cùng có lợi (win-win) cho cả hai bên.
- Các nội dung đàm phán chính:
- Giá cả và các điều khoản chiết khấu.
- Điều khoản thanh toán (thời hạn, phương thức).
- Thời gian và điều kiện giao hàng (dựa trên Incoterms).
- Các tiêu chuẩn chất lượng và điều khoản bảo hành.
Sau khi hai bên đã thống nhất, tất cả các điều khoản sẽ được ghi lại. Và được ghi lại trong một bản hợp đồng mua bán chính thức, có giá trị pháp lý.
4. Bước 4: Tạo Yêu Cầu và Đơn Đặt Hàng (Purchase Requisition/Order)
Khi hợp đồng khung đã được ký kết, các giao dịch mua hàng cụ thể sẽ bắt đầu.
- Yêu cầu Mua hàng (Purchase Requisition – PR):
- Khi một phòng ban có nhu cầu mua hàng, họ sẽ tạo một Yêu cầu Mua hàng. Và gửi đến bộ phận Procurement hoặc cấp trên để được phê duyệt.
- Đơn Đặt hàng (Purchase Order – PO):
- Sau khi PR được duyệt, bộ phận Procurement sẽ tạo một Đơn Đặt hàng chính thức. Và gửi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn.
- PO là một tài liệu pháp lý, xác nhận việc doanh nghiệp đồng ý mua một số lượng hàng hóa. Với một mức giá và các điều kiện đã được thỏa thuận trước đó.
5. Bước 5: Nhận Hàng và Kiểm Tra (Receiving & Inspection)
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho hoặc bộ phận có liên quan sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng.
- Kiểm tra sơ bộ: Đối chiếu thông tin trên phiếu giao hàng với Đơn Đặt hàng (PO). Để đảm bảo giao đúng mã hàng, đúng số lượng kiện.
- Kiểm tra chi tiết (Quality Control – QC):
- Mở các kiện hàng và kiểm tra chất lượng sản phẩm thực tế.
- Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, đúng quy cách, thông số kỹ thuật. Và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được cam kết trong hợp đồng.
- Nếu có bất kỳ vấn đề gì, cần phải lập biên bản và thông báo ngay cho nhà cung cấp.
6. Bước 6: Xử Lý Hóa Đơn và Thanh Toán (Invoice Processing & Payment)
Sau khi hàng hóa đã được nhận và kiểm tra đạt yêu cầu, quy trình thanh toán sẽ được tiến hành.
- Nhận hóa đơn: Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn thương mại (invoice) cho bộ phận kế toán.
- Đối chiếu “3 chiều” (3-way matching): Bộ phận kế toán sẽ thực hiện một bước kiểm tra rất quan trọng. Họ sẽ đối chiếu thông tin trên Hóa đơn với Đơn Đặt hàng (PO) và Biên bản Nhận hàng. Để đảm bảo mọi thông tin đều khớp nhau một cách chính xác.
- Thực hiện thanh toán: Nếu mọi thứ hợp lệ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Theo đúng các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng (ví dụ: trả ngay, trả sau 30 ngày…).
7. Bước 7: Quản Lý Hồ Sơ và Mối Quan Hệ Nhà Cung Cấp
Quy trình Procurement không kết thúc sau khi đã thanh toán xong cho nhà cung cấp.
- Quản lý hồ sơ (Record Keeping):
- Tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch (hợp đồng, PO, hóa đơn, biên bản…). Đều phải được lưu trữ một cách cẩn thận, khoa học để phục vụ cho việc kiểm toán.
- Quản lý Mối quan hệ Nhà cung cấp (Supplier Relationship Management – SRM):
- Đây là một hoạt động chiến lược, dài hạn. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp.
- Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững với những nhà cung cấp chiến lược. Để cùng nhau hợp tác, đổi mới và phát triển trong tương lai.
Vai Trò Chiến Lược Của Procurement Trong Doanh Nghiệp
Hiểu rõ procurement là gì giúp ta thấy được vai trò chiến lược của nó.
1. Tối Ưu Hóa Chi Phí và Tăng Lợi Nhuận
Đây là vai trò rõ ràng và quan trọng nhất của bộ phận Procurement. Bằng cách nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các nhà cung cấp cạnh tranh. Và đàm phán hiệu quả, Procurement có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí đầu vào. Việc giảm được dù chỉ 1% chi phí mua hàng cũng có thể tác động rất lớn. Nó có thể tác động đến lợi nhuận cuối cùng của công ty, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất.
2. Giảm Thiểu Rủi Ro Trong Chuỗi Cung Ứng
Một chuỗi cung ứng có thể đối mặt với nhiều rủi ro. Ví dụ như nhà cung cấp phá sản, giao hàng chậm trễ, chất lượng không ổn định. Hay các biến động về giá cả nguyên vật liệu, thiên tai, dịch bệnh. Bộ phận Procurement có vai trò quan trọng trong việc nhận diện và giảm thiểu các rủi ro này. Bằng cách đa dạng hóa nguồn cung, không quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Cùng với đó là ký kết các hợp đồng chặt chẽ và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững.
3. Nâng Cao Chất Lượng Sản Phẩm và Dịch Vụ
Chất lượng của sản phẩm cuối cùng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên liệu đầu vào. Bộ phận Procurement chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp đều đáp ứng các tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt mà công ty đã đề ra. Bằng cách thiết lập các quy trình kiểm tra chất lượng đầu vào (QC) chặt chẽ. Và thường xuyên đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, Procurement góp phần trực tiếp. Nó góp phần vào việc nâng cao chất lượng và sự ổn định của sản phẩm cuối cùng.
4. Thúc Đẩy Sự Đổi Mới và Hợp Tác Bền Vững
Procurement hiện đại không chỉ là việc mua hàng mà còn là việc xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược. Với các nhà cung cấp quan trọng, họ không chỉ là người bán hàng. Mà còn là đối tác cùng hợp tác để đổi mới, cải tiến sản phẩm và quy trình. Bộ phận Procurement có thể làm việc cùng nhà cung cấp để tìm ra các vật liệu mới. Cùng với đó là các công nghệ mới hoặc các giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả. Việc ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp có các tiêu chuẩn về phát triển bền vững. (Bảo vệ môi trường, trách nhiệm xã hội) cũng giúp nâng cao hình ảnh và uy tín.
Kết Luận
Qua những phân tích chi tiết trên, hy vọng bạn đã có một câu trả lời toàn diện cho câu hỏi “procurement là gì?”. Đây không phải là một hoạt động mua bán đơn thuần mà là một quy trình chiến lược. Nó có tầm ảnh hưởng sâu rộng đến mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Từ chi phí, chất lượng, rủi ro đến khả năng đổi mới và phát triển bền vững. Việc phân biệt rõ ràng giữa Procurement (chiến lược) và Purchasing (chiến thuật) là rất quan trọng. Để các doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ phận mua hàng thực sự hiệu quả.
Việc đầu tư vào việc xây dựng một quy trình Procurement chuyên nghiệp và một đội ngũ nhân sự tài năng. Nó là một trong những sự đầu tư thông minh nhất mà một doanh nghiệp có thể thực hiện. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh. Và là nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng của công ty trong dài hạn. Hiểu rõ procurement là gì chính là hiểu được một trong những “bí quyết” thành công.
